Усі типи електронних листів, які вам потрібно знати: найкращі практики та приклади

У сучасному динамічному світі бізнесу електронна пошта є основним засобом комунікації. Незалежно від того, чи це проста електронна пошта з підтвердженням чи складна комерційна пропозиція, електронна пошта є потужним інструментом, який може зміцнити або зруйнувати бізнес-відносини. Однак не всі листи створено однаково, і різні типи електронних листів служать для певної мети.

У цій статті ми розглянемо різні типи електронних листів, що зазвичай використовуються в діловому спілкуванні. Від листів-знайомств до святкових привітань, ми детально дослідимо кожен тип, розглянемо їх підтипи, цілі, спливаючі вікна електронної пошти та кращі практики створення ефективних електронних листів.

Правильно створені електронні листи, адаптовані до їх конкретної мети та аудиторії, можуть будувати довіру та авторитетність, тоді як погано створені листи можуть призводити до непорозумінь, пошкоджених відносин і втрати можливостей.

Незалежно від того, чи ви досвідчений професіонал, чи тільки починаєте свою кар'єру, розуміння різних типів листів та як почати з email-маркетингу може змінити правила гри. Отже, давайте дослідимо світ ділових електронних листів і навчимось використовувати їх для досягнення успіху.

Чому використовувати різні типи електронних листів у вашій бізнес-комунікації

1. Професіоналізм

Використання відповідних типів електронних листів для певної ситуації демонструє професіоналізм і може справити позитивне враження на одержувача. Наприклад, формальний електронний лист може бути доречним при спілкуванні з новим клієнтом або діловим партнером, тоді як неформальний лист може бути більш доречним при спілкуванні з колегою чи членом команди.

2. Чіткість

Різні типи електронних листів можуть використовуватися для передачі різних видів інформації. Наприклад, короткий лист може бути доречним для швидкого оновлення або для простого питання, тоді як більш детальний лист може бути необхідним під час надання оновлення проекту або формулювання пропозиції.

3. Організація

Використання різних типів електронних листів допомагає організувати вашу комунікацію і відстежувати важливу інформацію. Наприклад, ви можете використовувати окремий шаблон електронної пошти для запрошень на зустрічі, що може допомогти забезпечити включення всієї необхідної інформації та легке відстеження відповідей.

4. Ефективність

Типи електронних листів також допоможуть вам спілкуватися більш ефективно. Наприклад, використання стандартного шаблону листа для типових видів комунікацій може заощадити час і забезпечити включення всіх необхідних даних.

15 типів електронних листів, які варто знати

1. Лист-знайомство 

• Рекомендаційний лист для представлення когось новим контактам на підставі рекомендації. 
• Networking Email для встановлення зв'язку з кимось у вашій галузі або професії.

2. Welcome Email

• Onboarding Email для вітання нових працівників і забезпечення їх необхідною інформацією для їхніх ролей.

3. Confirmation Email

• Email підтвердження зустрічі для підтвердження часу, місця та інших деталей зустрічі.
• Email підтвердження замовлення для підтвердження покупки, зробленої клієнтом.

4. Follow-Up Email

• Email для відслідковування продажів для подальшої взаємодії після презентації або пропозиції.
• Email подальшого зв'язку після співбесіди для відслідковування після співбесіди на роботу.

5. Thank You Email

• Email з подякою після співбесіди, щоб виразити вдячність після співбесіди на роботу.
• Email з подякою клієнту за їхню покупку або постійне співробітництво.

6. Apology Email

• Email про відтерміновану відповідь для перепрошення за затримку відповіді на електронний лист або повідомлення.
• Email з вибаченнями за дефект продукту або проблему.

7. Announcement Email

• Email запуску продукту для оголошення про запуск нового продукту або послуги.
• Email оновлення бізнесу для оголошення про зміни або оновлення бізнесу, такі як нова локація або управлінська команда.

8. Newsletter Email

• Email інформаційного бюлетеня компанії для надання передплатникам новин та оновлень щодо компанії.
• Email інформаційного бюлетеня галузі для надання передплатникам новин та оновлень щодо галузі або професії.

9. Sales Email

• Промоційний Email для просування розпродажу або знижки на продукт чи послугу.
• Email нагадування про покинутий кошик для нагадування клієнту про товари, що залишились у їхньому онлайн-кошику для покупок.

10. Invitation Email

• Запрошення на вебінар, щоб запросити когось на участь у вебінарі або онлайн-заході.
• Запрошення на нетворкінг-подію, щоб запросити когось на нетворкінг-захід або конференцію.

11. Лист-нагадування

• Лист-нагадування про оплату, щоб нагадати клієнту про несплачений рахунок.
• Лист-нагадування про дедлайн, щоб нагадати про майбутню дату виконання.

12. Лист-запит на зворотний зв'язок

• Зворотний зв'язок про обслуговування клієнтів для запиту відгуків про досвід обслуговування клієнтів.
• Відгук про продукт, щоб запросити зворотний зв'язок про продукт або послугу.

13. Опитування

• Лист з опитуванням для проведення маркетингових досліджень та збору відгуків від потенційних клієнтів.
• Лист з опитуванням задоволеності клієнтів, щоб зібрати відгуки про досвід клієнта.

14. Лист звільнення

• Повідомлення про відставку, щоб повідомити колег і керівництво про звільнення.
• Запит на інтерв'ю під час звільнення після звільнення з посади.

15. Лист-привітання до свята

• Лист-привітання з Новим роком для вираження найкращих побажань на новий рік.
• Лист-привітання з Днем подяки, щоб висловити вдячність і подяку клієнтам або замовникам.

Найкращі практики для написання ефективних листів

1. Знайте свою аудиторію

Коли ви розумієте, хто ваша аудиторія, ви можете адаптувати своє повідомлення до їхніх потреб, інтересів та рівня розуміння. Завдяки цьому ви підвищите шанси, що ваше повідомлення буде добре сприйнято та зрозуміло, і що ваша аудиторія здійснить бажані дії.

Знання своєї аудиторії може допомогти вам побудувати сильніші стосунки з клієнтами, колегами та партнерами. Це показує, що ви цінуєте їхній час та зусилля і готові докласти додаткові зусилля для ефективного спілкування.

Наприклад, якщо ви надсилаєте лист клієнту, ви можете використовувати формальніший тон і звертатися до них по прізвищу. Якщо ви спілкуєтесь з колегою, можете використовувати більш неформальний тон і звернутися на ім'я. Якщо ви надсилаєте лист групі людей з різним досвідом та рівнями розуміння, можливо, вам потрібно буде відповідно скорегувати свою мову та тон, щоб переконатися, що всі зрозуміють повідомлення.

Також знання своєї аудиторії може допомогти вам передбачити їхні потреби та очікування, що може допомогти вам надати більше цінності в комунікації. Наприклад, якщо ви надсилаєте електронний лист потенційному клієнту, ви можете включити спеціальну пропозицію або знижку, яка відповідає їхнім конкретним інтересам або потребам.

2. Будьте лаконічними

По-перше, увага людей обмежена, і вони, ймовірно, проглядатимуть електронні листи, а не читатимуть їх детально. Якщо будь-який тип ваших електронних листів буде коротким, ви збільшите шанси, що ваше повідомлення буде прочитано та зрозуміло.

По-друге, короткий електронний лист більш ймовірно буде спонукати до дії. Коли ваше повідомлення чітке і безпосереднє, отримувачам легше зрозуміти, що ви хочете від них, і відповідно вжити заходи. Це може підвищити ефективність вашої електронної кампанії і зрештою призвести до більшої кількості перетворень.

По-третє, короткий електронний лист більш ймовірно буде запам'ятовуватися. Коли ваше повідомлення коротке та запам'ятовується, воно має більше шансів залишитися в пам'яті людей і бути згаданим пізніше. Це може допомогти побудувати обізнаність про бренд і збільшити шанси, що люди згодом вживуть заходів.

Нарешті, короткі типи листів більш ймовірно будуть дружніми до мобільних пристроїв. Із зростаючою кількістю людей, які перевіряють свої електронні листи на мобільних пристроях, важливо дотримуватися короткості та лаконічності ваших повідомлень. Довгі, багатослівні електронні листи можуть бути важкими для читання на маленькому екрані і можуть відлякати отримувачів від взаємодії з вашим повідомленням.

3. Використовуйте чітку тему

Тема — перше, що бачать отримувачі, коли отримують ваш електронний лист. Чітка і лаконічна тема може допомогти їм швидко зрозуміти призначення листа і чи є він для них актуальним. Це може збільшити ймовірність того, що вони відкриють та взаємодіятимуть з вашим електронним листом.

Чітка тема допомагає отримувачам пріоритезувати свої електронні листи серед багатьох інших, які вони отримують щодня. Ясно вказуючи тему або терміновість вашого електронного листа, ви можете допомогти їм зрозуміти, чи потрібно його прочитати негайно чи він може почекати.

Чітка тема також може допомогти вашому електронному листу виділитися в переповненій скриньці. Багато людей отримують десятки або навіть сотні електронних листів щодня, і добре складена тема може зробити ваш лист помітнішим та привабливішим для отримувачів.

Нарешті, чітка тема допомагає з організацією та пошуком електронних листів. Коли ви використовуєте чітку і конкретну тему, це полегшує знайти ваш електронний лист пізніше, як у вашій скриньці, так і через функцію пошуку.

4. Персоналізуйте електронний лист

Персоналізація — це вид маркетингової техніки в індустрії електронної комерції. У наш час всі клієнти, що відкривають потрібні продукти серед доступних, заносяться в бази даних, що є великим пулом інформації, званою Великими Даними. Потім, через правильну фільтрацію та аналіз цієї інформації, компанії визначають шаблони, яких дотримуються або дотримувалися клієнти. Це дозволяє компаніям зрозуміти точку зору клієнта та надати ті послуги/продукти, які вони очікують, у вигляді рекомендацій. Використовуйте ім'я адресата та персоналізуйте вміст електронного листа якомога більше. Це показує, що ви цінуєте відносини і не відправляєте масовий лист.

5. Перевірте та редагуйте

Це важливо, оскільки це допомагає забезпечити, що ваше повідомлення чітке, лаконічне та без помилок, що може підвищити вашу довіру та професіоналізм, покращити ефективність вашого спілкування та уникнути незручних або шкідливих помилок. Приділивши час ретельному перегляду та редагуванню ваших електронних листів, ви можете підвищити шанси на досягнення своїх комунікаційних цілей і побудувати міцні стосунки з вашими адресатами.

6. Використовуйте професійний тон

Уникайте використання неформальної мови, сленгу чи емотиконів. Використовуйте професійний тон, який підходить для ділового спілкування. Тон — це відображення вашого бренду або організації. Коли ви використовуєте професійний тон у своїх електронних листах, ви представляєте свій бренд або організацію в позитивному світлі. Це може допомогти покращити загальну репутацію вашого бренду і збільшити ймовірність повторного бізнесу або залучення.

7. Використовуйте чіткий заклик до дії

Усі типи електронних листів повинні мати чіткий заклик до дії, що вказує одержувачу, що слід зробити далі. Це може бути запланування зустрічі, відповідь на запит або здійснення покупки. Чіткий CTA може допомогти виміряти успіх вашої email-кампанії. Коли у вас є чіткий та конкретний наступний крок, відстежувати і вимірювати, скільки одержувачів здійснюють дію, стає легше. Це може допомогти вам оцінити ефективність вашої email-кампанії і внести необхідні корективи.

8. Поважайте час одержувача

Тримайте електронний лист коротким і по суті. Якщо електронний лист вимагає довгої відповіді, розгляньте можливість запланувати зустріч або телефонний дзвінок. Коли електронний лист занадто довгий, він може бути перевантажуючим і заплутуючим для одержувача, і він може не зрозуміти, яку дію слід вжити. Короткий лист, який переходить прямо до суті, швидше за все, буде зрозумілим, і одержувач швидше виконає бажану дію.

9. Використовуйте правильне форматування

Використовуйте чіткий і легкий для читання шрифт, розбивайте текст на короткі абзаци. Використовуйте маркери та заголовки, щоб зробити лист більш легким для перегляду. Підкреслюйте важливу інформацію. Використовуючи жирний або курсивний текст, ви можете привернути увагу до найважливіших пунктів у вашому листі. Це може бути особливо корисним, коли ви повідомляєте про кінцеві терміни або інструкції.

Важливість електронних листів для вашого бізнесу

Зі зростанням віддаленої роботи та глобальних бізнес-відносин електронна пошта часто є основним способом, яким професіонали спілкуються один з одним. Однак не всі електронні листи однакові, і розуміння різних типів листів та їхніх конкретних цілей є життєво важливим. Один з ключових висновків з цієї статті - це важливість розуміння вашої аудиторії. Адаптація вашого електронного листа до вашої аудиторії є важливою для ефективного спілкування. Використання правильної мови, тону та рівня формальності може суттєво вплинути на те, як ваше повідомлення буде сприйняте.

Інший важливий аспект ефективного спілкування електронною поштою - ясність. Листи повинні бути стислими, добре організованими і легкими для читання. Використання чіткого предмета, персоналізація листа і включення чіткого заклику до дії можуть допомогти переконатися, що ваше повідомлення буде зрозуміле і виконане.

Етикет електронної пошти також є важливим аспектом ефективного спілкування електронною поштою. Виконання найкращих практик, таких як використання професійного тону, вичитка і редагування ваших листів, і повага до часу одержувача, можуть допомогти побудувати довіру та авторитет у ваших бізнес-відносинах.

Нарешті, важливо розуміти, що електронна пошта - це лише один з інструментів у вашому комунікаційному арсеналі. Хоча електронна пошта є зручною і ефективною, вона не завжди є найкращим способом спілкування. Іноді телефонний дзвінок або особиста зустріч є більш доречними, залежно від ситуації та повідомлення, яке ви хочете передати.