Все типы email, которые вам нужно знать: лучшие практики и примеры

В современном быстром бизнесе электронная почта является основным способом общения. Будь то простое подтверждение или сложное коммерческое предложение, электронная почта — мощный инструмент, который может укрепить или разрушить деловые отношения. Однако не все письма одинаковы, и разные виды писем служат определенной цели.

В этой статье мы исследуем различные виды писем, которые часто используются в деловых коммуникациях. От писем-знакомств до праздничных поздравлений, мы подробно рассмотрим каждый тип, изучим их подтипы, цели, всплывающие окна для электронной почты и лучшие практики создания эффективных писем.

Корректно созданные письма, адаптированные под конкретную цель и аудиторию, могут помочь построить доверие и репутацию, в то время как плохо созданные могут привести к недопониманиям, испорченным отношениям и упущенным возможностям.

Независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете свою карьеру, понимание различных типов писем и способов начала с email-маркетинга может стать решающим фактором. Давайте исследуем мир деловых писем и научимся использовать их для достижения успеха.

Почему использовать разные виды писем в деловой коммуникации

1. Профессионализм

Использование подходящих типов писем в той или иной ситуации демонстрирует профессионализм и может произвести положительное впечатление на получателя. Например, формальное письмо может быть уместным при общении с новым клиентом или деловым партнером, в то время как неформальное письмо будет более подходящим при общении с коллегой или членом команды.

2. Ясность

Разные виды писем можно использовать для передачи различных типов информации. Например, короткое письмо может быть уместным для быстрого обновления или простого вопроса, тогда как более подробное письмо может понадобиться для предоставления обновления по проекту или изложения предложения.

3. Организация

Используя различные виды писем, организуйте свои коммуникации и следите за важной информацией. Например, вы можете использовать отдельный шаблон письма для приглашений на совещания, что поможет убедиться, что вся необходимая информация включена и что ответы легко отслеживаются.

4. Эффективность

Типы писем также могут помочь вам более эффективно общаться. Например, использование стандартного шаблона письма для общих видов коммуникации может сэкономить время и обеспечить включение всей необходимой информации.

15 видов писем, о которых стоит знать

1. Вводное письмо 

• Рекомендательное письмо для представления кого-то новому контакту на основе рекомендации. 
• Networking Email для установки связи с коллегами в вашей отрасли или профессии.

2. Приветственное письмо

• Вводное письмо для приветствия новых сотрудников и предоставления им необходимой информации об их должностях.

3. Подтверждающее письмо

• Подтверждение встречи для подтверждения времени, места и других деталей встречи.
• Подтверждение заказа для подтверждения покупки, сделанной клиентом.

4. Последующее письмо

• Последующее письмо для продолжения общения после продажной презентации или предложения.
• Последующее письмо после интервью для продолжения общения после собеседования на работу.

5. Благодарственное письмо

• Благодарственное письмо после интервью для выражения благодарности после собеседования на работу.
• Благодарственное письмо клиенту для благодарности за покупку или продолжение сотрудничества.

6. Письмо с извинениями

• Email с извинениями за задержку ответа на электронное письмо или сообщение.
• Email с извинениями за дефект продукта или проблему.

7. Письмо с объявлением

• Email о запуске продукта для анонсирования нового продукта или услуги.
• Email об обновлении бизнеса для анонсирования изменения или обновления в бизнесе, таких как новое местоположение или команда управления.

8. Email-рассылка

• Email-рассылка компании для предоставления подписчикам новостей и обновлений о компании.
• Email-рассылка индустрии для предоставления подписчикам новостей и обновлений о отрасли или профессии.

9. Продажный Email

• Промоциональный Email для продвижения распродажи или скидки на продукт или услугу.
• Email про оставленную корзину для напоминания клиенту о товарах, оставленных в его онлайн-корзине.

10. Пригласительное письмо

• Приглашение на вебинар — письмо с пригласительным на участие в вебинаре или онлайн-мероприятии.
• Приглашение на мероприятие для нетворкинга — письмо с пригласительным на участие в мероприятии для нетворкинга или конференции.

11. Письмо-напоминание

• Письмо-напоминание об оплате — письмо для напоминания клиенту о невыплаченной задолженности.
• Письмо-напоминание о сроке — письмо для напоминания о приближающемся сроке выполнения.

12. Письмо с просьбой о предоставлении отзыва

• Письмо для получения отзыва о сервисе — просьба предоставить отзыв о качестве обслуживания.
• Письмо для получения отзыва о продукте — просьба предоставить отзыв о продукте или услуге.

13. Письмо с опросом

• Письмо для проведения маркетингового исследования — письмо для сбора отзывов и проведения опроса среди потенциальных клиентов.
• Письмо с опросом удовлетворенности клиентов — письмо для получения отзывов о взаимодействии с клиентами.

14. Письмо об увольнении

• Письмо об объявлении об уходе — письмо для оповещения коллег и руководства об уходе из компании.
• Письмо с запросом о проведении интервью при увольнении — просьба о проведении интервью после принятия решения об увольнении.

15. Поздравительное письмо по праздникам

• Новогоднее поздравительное письмо — отправка пожеланий на Новый год.
• Поздравление на День Благодарения — выражение благодарности клиентам или партнерам.

Лучшие практики по созданию эффективных писем

1. Знайте свою аудиторию

Понимание, кто является вашей аудиторией, позволяет адаптировать ваше сообщение под их потребности, интересы и уровень понимания. Это увеличивает вероятность того, что ваше сообщение будет хорошо воспринято и понято, и что аудитория выполнит нужное действие.

Знание вашей аудитории помогает строить более крепкие отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Это показывает, что вы цените их время и усилия и готовы приложить дополнительные усилия для эффективной коммуникации.

Например, если вы отправляете письмо клиенту, стоит использовать более формальный тон и обращаться к нему по фамилии. Если вы общаетесь с коллегой, можно использовать более неформальный тон и обращаться по имени. Если письмо адресовано группе людей с разным бэкграундом и уровнем понимания, требуется подкорректировать язык и тон, чтобы обеспечить понимание ими сообщения.

Также знание вашей аудитории позволяет предвосхищать их потребности и ожидания, что помогает предоставлять больше ценности в вашем общении. Например, если вы пишете потенциальному клиенту, стоит включить специальное предложение или скидку, выбирая их в соответствии с его интересами или потребностями.

2. Будьте лаконичны

Во-первых, у людей ограниченное внимание, и, скорее всего, они будут бегло просматривать электронные письма, а не читать их подробно. Держите любой тип ваших электронных писем кратким, чтобы увеличить вероятность того, что ваше сообщение будет прочитано и понято.

Во-вторых, краткое электронное письмо с большей вероятностью будет действенным. Когда ваше сообщение ясно и по существу, получателям легче понять, что вы хотите, чтобы они сделали, и предпринять соответствующие действия. Это может повысить эффективность вашей email-кампании и в конечном итоге привести к большему количеству конверсий.

В-третьих, краткое электронное письмо с большей вероятностью запомнится. Когда ваше сообщение короткое и запоминающееся, оно с большей вероятностью останется в памяти людей и будет вспоминаться позже. Это может помочь повысить осведомленность о бренде и увеличить шансы, что люди предпримут действие в будущем.

Наконец, краткие электронные письма с большей вероятностью будут мобильными. Поскольку все больше людей проверяют свои электронные письма на мобильных устройствах, важно, чтобы ваши письма были короткими и простыми. Длинные, многословные письма могут быть трудными для чтения на маленьком экране и могут отпугнуть получателей от взаимодействия с вашим сообщением.

3. Используйте ясную тему

Тема — это первое, что видят получатели, когда получают ваше письмо. Ясная и краткая тема может помочь им быстро понять цель письма и его актуальность для них. Это может увеличить шансы, что они откроют и взаимодействуют с вашим письмом.

Ясная тема помогает получателям расставить приоритеты среди множества писем, которые они получают каждый день. Ясно указывая тему или срочность вашего письма, вы можете помочь им понять, нужно ли читать его немедленно или можно подождать.

Ясная тема также может помочь вашему письму выделиться в переполненном почтовом ящике. Многие люди ежедневно получают десятки, а то и сотни писем, и хорошо продуманная тема может сделать ваше письмо более заметным и привлекательным для получателей.

Наконец, ясная тема помогает с организацией и поиском электронных писем. Когда вы используете ясную и конкретную тему, это упрощает нахождение вашего писма позже, будь то в почтовом ящике или через функцию поиска.

4. Персонализируйте письмо

Персонализация — это вид маркетинговой техники в индустрии электронной коммерции. В настоящее время все клиенты, находящие необходимые продукты среди доступных, попадают в базы данных как огромный пул информации, называемый Big Data. Затем, через правильную фильтрацию и анализ этой информации, компании оценивают паттерны, по которым следуют или следовали клиенты. Это позволяет компаниям понять точку зрения клиента и предоставить услуги/продукты, которые они ожидают, в виде рекомендаций. Используйте имя получателя и персонализируйте содержимое письма настолько, насколько это возможно. Это показывает, что вы цените отношения и не отправляете массовое письмо.

5. Вычитка и редактирование

Это важно, потому что помогает убедиться, что ваше сообщение ясно, кратко и без ошибок, что может повысить вашу достоверность и профессионализм, улучшить эффективность вашей коммуникации и избежать неловких или вредных ошибок. Тщательно проверяя и редактируя свои электронные письма, вы можете повысить шансы на достижение ваших коммуникационных целей и построение крепких отношений с вашими получателями.

6. Используйте профессиональный тон

Избегайте использования неформального языка, жаргона или смайлов. Используйте профессиональный тон, который подходит для деловых коммуникаций. Тон является отражением вашего бренда или организации. Когда вы используете профессиональный тон в своих письмах, вы представляете свой бренд или организацию в положительном свете. Это может помочь улучшить общую репутацию вашего бренда и увеличить вероятность повторного бизнеса или взаимодействия.

7. Используйте ясный призыв к действию

Все типы писем должны содержать четкий призыв к действию, который подскажет получателю, что делать дальше. Это может быть назначение встречи, ответ на запрос или совершение покупки. Четкий CTA может помочь в оценке успеха вашей email кампании. Когда у вас есть четкий и конкретный следующий шаг, отслеживание и измерение, сколько получателей совершили действие, становится легче. Это может помочь вам оценить эффективность вашей email кампании и внести необходимые корректировки.

8. Уважайте время получателя

Сделайте письмо коротким и по существу. Если письмо требует длительного ответа, рассмотрите возможность назначить встречу или телефонный разговор. Когда письмо слишком длинное, это может быть обременительно и сбивающе с толку для получателя, и они могут не знать, какое действие предпринять. Короткое письмо, которое сразу переходит к делу, с большей вероятностью будет понято, и получатель с большей вероятностью предпримет желаемое действие.

9. Используйте правильное форматирование

Используйте четкий и легко читаемый шрифт и разделяйте текст на короткие абзацы. Используйте маркированные списки и заголовки, чтобы сделать письмо более сканируемым. Подчеркните важную информацию. Используя жирный или курсивный текст, вы можете привлечь внимание получателя к наиболее важным моментам в вашем письме. Это может быть особенно полезно, когда вы сообщаете о дедлайнах или инструкциях.

Важность электронной почты в вашем бизнесе

С ростом удаленной работы и глобальных деловых отношений, электронная почта часто является основным способом, используемым профессионалами для связи друг с другом. Однако не все письма создаются равными, и понимание разных типов писем и их конкретных целей имеет важное значение. Один из ключевых выводов из этой статьи – это важность понимания вашей аудитории. Адаптация вашего письма к вашей аудитории является решающим фактором для эффективной коммуникации. Использование правильного языка, тона и уровня формальности может иметь решающее значение для того, как ваше сообщение будет воспринято.

Другим критическим аспектом эффективной коммуникации является ясность. Письма должны быть лаконичными, хорошо организованными и легко читаемыми. Использование четкой темы, персонализация письма и включение четкого призыва к действию могут помочь убедиться, что ваше сообщение понято и на него реагируют.

Этикет электронной почты также является важным аспектом эффективной коммуникации. Следование лучшим практикам, таким как использование профессионального тона, корректура и редактирование ваших писем и уважение времени получателя, могут помочь построить доверие и авторитет в ваших деловых отношениях.

Наконец, важно понимать, что электронная почта – это всего лишь один из инструментов в вашем арсенале коммуникации. Хотя электронная почта удобна и эффективна, это не всегда лучший способ общения. Иногда телефонный звонок или личная встреча более уместны в зависимости от ситуации и сообщения, которое вы пытаетесь передать.