Alle Arten von E-Mails, die Sie kennen sollten: Best Practices & Beispiele

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind E-Mails das primäre Kommunikationsmittel. Ob es sich um eine einfache Bestätigungs-E-Mail oder eine komplexe Verkaufspitch handelt, E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug, das Geschäftsbeziehungen aufbauen oder zerstören kann. Allerdings sind nicht alle E-Mails gleich, und verschiedene Arten von E-Mails erfüllen einen bestimmten Zweck.

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Arten von E-Mails untersuchen, die häufig in der Geschäftskommunikation verwendet werden. Von Einführungsmails bis hin zu Feiertagsgrüßen werden wir tief in jede Art eintauchen und ihre Untertypen, Ziele, E-Mail-Pop-ups und Best Practices für die Erstellung effektiver E-Mails erkunden.

Korrekt erstellte E-Mails, die auf ihren spezifischen Zweck und ihr Publikum zugeschnitten sind, können Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen, während schlecht erstellte E-Mails zu Missverständnissen, beschädigten Beziehungen und verpassten Chancen führen können.

Ob Sie ein erfahrener Profi oder gerade am Anfang Ihrer Karriere stehen, das Verständnis der verschiedenen E-Mail-Typen und wie man mit E-Mail-Marketing beginnt, kann ein Game-Changer sein. Lassen Sie uns also die Welt der Geschäftsmails erkunden und lernen, wie Sie sie für Erfolg nutzen können.

Warum verschiedene Arten von E-Mails in Ihrer Geschäftskommunikation verwenden

1. Professionalität

Die Verwendung der geeigneten E-Mail-Typen für die jeweilige Situation zeigt Professionalität und kann einen positiven Eindruck beim Empfänger hinterlassen. Zum Beispiel könnte eine formelle E-Mail angemessen sein, wenn man mit einem neuen Kunden oder Geschäftspartner kommuniziert, während eine informelle E-Mail möglicherweise besser zu einer Kommunikation mit einem Kollegen oder Teammitglied passt.

2. Klarheit

Verschiedene Arten von E-Mails können verwendet werden, um verschiedene Arten von Informationen zu übermitteln. Zum Beispiel könnte eine kurze E-Mail angemessen sein, um ein schnelles Update zu geben oder eine einfache Frage zu stellen, während eine detailliertere E-Mail erforderlich sein könnte, um ein Projektupdate bereitzustellen oder einen Vorschlag zu skizzieren.

3. Organisation

Durch die Verwendung verschiedener Arten von E-Mails können Sie Ihre Kommunikation organisieren und wichtige Informationen im Blick behalten. Zum Beispiel könnten Sie ein separates E-Mail-Template für Besprechungseinladungen verwenden, was dazu beitragen kann, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind und die Antworten leicht verfolgt werden können.

4. Effizienz

E-Mail-Typen können Ihnen auch helfen, effizienter zu kommunizieren. Zum Beispiel kann die Verwendung eines Standard-E-Mail-Templates für häufige Kommunikationsarten Zeit sparen und sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.

15 E-Mail-Typen, die Sie kennen sollten

1. Einführungsmail 

• Empfehlungsmail, um jemandem einen neuen Kontakt auf Basis einer Empfehlung vorzustellen. 
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• Networking-E-Mail, um sich mit jemandem in Ihrer Branche oder Ihrem Beruf zu vernetzen.

2. Willkommens-E-Mail

• Onboarding-E-Mail, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihnen die notwendigen Informationen für ihre Rollen bereitzustellen.

3. Bestätigungs-E-Mail

• Termine-Bestätigungs-E-Mail, um eine Terminzeit, den Ort und weitere Details zu bestätigen.
• Bestellbestätigungs-E-Mail, um einen Kauf durch einen Kunden zu bestätigen.

4. Folge-E-Mail

• Verkaufs-Folge-E-Mail, um einem Verkaufsgespräch oder Angebot nachzugehen.
• Bewerbungs-Folge-E-Mail, um nach einem Vorstellungsgespräch nachzufassen.

5. Dankes-E-Mail

• Vorstellungsgespräch-Danke-E-Mail, um sich nach einem Vorstellungsgespräch zu bedanken.
• Kunden-Danke-E-Mail, um einem Kunden für seinen Kauf oder seine Treue zu danken.

6. Entschuldigungs-E-Mail

• Entschuldigungs-E-Mail für verspätete Antwort, um sich für eine verspätete Antwort auf eine E-Mail oder Nachricht zu entschuldigen.
• Produktfehler-Entschuldigungs-E-Mail, um sich für einen Produktfehler oder ein Problem zu entschuldigen.

7. Ankündigungs-E-Mail

• Neue Produktlancierung-E-Mail, um die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung anzukündigen.
• Geschäftsupdate-E-Mail, um eine Änderung oder Aktualisierung im Unternehmen, wie z.B. einen neuen Standort oder ein neues Management-Team, anzukündigen.

8. Newsletter-E-Mail

• Unternehmens-Newsletter-E-Mail, um Abonnenten mit Neuigkeiten und Updates über das Unternehmen zu versorgen.
• Branchen-Newsletter-E-Mail, um Abonnenten mit Neuigkeiten und Updates über die Branche oder den Beruf zu versorgen.

9. Verkaufs-E-Mail

• Werbe-E-Mail, um einen Verkauf oder Rabatt auf ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bewerben.
• Verlassener Warenkorb-E-Mail, um einen Kunden an Artikel zu erinnern, die in seinem Online-Warenkorb verblieben sind.

10. Einladung-E-Mail

• Webinar-Einladungs-E-Mail, um jemanden zu einem Webinar oder Online-Event einzuladen.
• Einladungs-E-Mail für Networking-Events, um jemanden zu einem Networking-Event oder einer Konferenz einzuladen.

11. Erinnerungsemail

• Zahlungserinnerungsemail, um einen Kunden an eine ausstehende Zahlung zu erinnern.
• Frist-Erinnerungsemail, um jemanden an eine bevorstehende Frist zu erinnern.

12. Feedback-Anfrage-E-Mail

• Kundenservice-Feedback-E-Mail, um Feedback zur Kundendienst-Erfahrung zu erbitten.
• Produkt-Feedback-E-Mail, um Rückmeldungen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung zu erhalten.

13. Umfrage-E-Mail

• Marktforschungs-Umfrage-E-Mail, um Marktforschung zu betreiben und Feedback von potenziellen Kunden zu sammeln.
• Kundenzufriedenheits-Umfrage-E-Mail, um Rückmeldungen zur Kundenerfahrung zu erhalten.

14. Kündigungs-E-Mail

• Verabschiedungsankündigung-E-Mail, um den Abschied vom Unternehmen an Kollegen und Management zu verkünden.
• Ausstiegs-Interview-E-Mail, um nach einer Kündigung ein Austrittsgespräch zu vereinbaren.

15. Feiertagsgruß-E-Mail

• Neujahrsgruß-E-Mail, um gute Wünsche für das neue Jahr zu senden.
• Thanksgiving-Gruß-E-Mail, um Dankbarkeit und Wertschätzung gegenüber Kunden oder Klienten auszudrücken.

Beste Praktiken für die Erstellung effektiver E-Mails

1. Kenne dein Publikum

Wenn du verstehst, wer dein Publikum ist, kannst du deine Nachricht auf deren Bedürfnisse, Interessen und Verständnisniveau zuschneiden. Dadurch erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Nachricht gut aufgenommen und verstanden wird und dass dein Publikum die gewünschte Aktion ausführt.

Dein Publikum zu kennen kann dir helfen, stärkere Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Partnern aufzubauen. Es zeigt, dass du ihre Zeit und Mühe schätzt und bereit bist, den Extrameter zu gehen, um effektiv zu kommunizieren.

Zum Beispiel, wenn du eine E-Mail an einen Kunden sendest, möchtest du vielleicht einen formelleren Ton verwenden und sie mit ihrem Nachnamen ansprechen. Wenn du mit einem Kollegen kommunizierst, kannst du einen informelleren Ton verwenden und deren Vornamen benutzen. Wenn du eine E-Mail an eine Gruppe von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und Verständnisniveau sendest, musst du möglicherweise deine Sprache und deinen Ton entsprechend anpassen, um sicherzustellen, dass jeder die Nachricht verstehen kann.

Darüber hinaus kann es dir helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen deines Publikums vorauszusehen, was dir helfen kann, mehr Wert in deiner Kommunikation zu bieten. Zum Beispiel, wenn du einen potenziellen Kunden anschreibst, möchtest du vielleicht ein spezielles Angebot oder einen Rabatt einfügen, der auf deren spezifische Interessen oder Bedürfnisse eingeht.

2. Halte es prägnant

Zunächst einmal ist die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen begrenzt, und sie neigen dazu, E-Mails zu überfliegen, anstatt sie im Detail zu lesen. Indem Sie Ihre E-Mails prägnant halten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht gelesen und verstanden wird.

Zweitens ist eine prägnante E-Mail eher umsetzbar. Wenn Ihre Botschaft klar und direkt ist, können die Empfänger leichter verstehen, was Sie von ihnen wollen und entsprechend handeln. Dies kann die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagne erhöhen und letztlich zu mehr Conversions führen.

Drittens bleibt eine prägnante E-Mail eher im Gedächtnis. Wenn Ihre Botschaft kurz und einprägsam ist, bleibt sie eher im Gedächtnis der Menschen haften und wird später wieder abgerufen. Dies kann dazu beitragen, die Markenbekanntheit zu steigern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Menschen in Zukunft handeln.

Schließlich sind kurze Mails eher mobilfreundlich. Da immer mehr Menschen ihre E-Mails auf mobilen Geräten abrufen, ist es wichtig, Ihre E-Mails kurz und bündig zu halten. Lange, ausschweifende E-Mails können auf einem kleinen Bildschirm schwer lesbar sein und Empfänger davon abhalten, sich mit Ihrer Nachricht zu befassen.

3. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was Empfänger sehen, wenn sie Ihre E-Mail erhalten. Eine klare und prägnante Betreffzeile kann ihnen helfen, schnell den Zweck der E-Mail zu verstehen und ob sie für sie relevant ist. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie Ihre E-Mail öffnen und sich damit befassen.

Eine klare Betreffzeile hilft den Empfängern, ihre E-Mails unter den vielen anderen, die sie täglich erhalten, zu priorisieren. Indem Sie das Thema oder die Dringlichkeit Ihrer E-Mail klar angeben, können Sie ihnen helfen zu verstehen, ob sie sofort gelesen werden muss oder ob sie warten kann.

Eine klare Betreffzeile kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mail sich in einem überfüllten Posteingang abhebt. Viele Menschen erhalten täglich Dutzende oder sogar Hunderte von E-Mails, und eine gut formulierte Betreffzeile kann Ihre E-Mail auffälliger und ansprechender für die Empfänger machen.

Schließlich unterstützt eine klare Betreffzeile die Organisation und Suche von E-Mails. Wenn Sie eine klare und spezifische Betreffzeile verwenden, wird es einfacher, Ihre E-Mail später wiederzufinden, entweder im Posteingang oder über eine Suchfunktion.

4. Personalisieren Sie die E-Mail

Personalisierung ist eine Art Marketingtechnik in der E-Commerce-Branche. Heutzutage werden alle Informationen über die Kunden, die die gewünschten Produkte unter den verfügbaren entdecken, in sogenannten Big Data-Datenbanken erfasst. Durch richtige Filterung und Analyse dieser Informationen schätzen Unternehmen die Muster ein, die Kunden folgen oder gefolgt sind. Dies ermöglicht es den Unternehmen, den Standpunkt eines Kunden zu verstehen und die erwarteten Dienstleistungen/Produkte in Form von Empfehlungen anzubieten. Verwenden Sie den Namen des Empfängers und personalisieren Sie den Inhalt der E-Mail so weit wie möglich. Dies zeigt, dass Sie die Beziehung schätzen und keine Massenmail senden.

5. Korrekturlesen und bearbeiten

Es ist wichtig, weil es hilft sicherzustellen, dass Ihre Nachricht klar, prägnant und fehlerfrei ist, was Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität erhöhen kann, die Effektivität Ihrer Kommunikation verbessert und peinliche oder schädliche Fehler vermeidet. Indem Sie sich die Zeit nehmen, um Ihre E-Mails sorgfältig zu überprüfen und zu bearbeiten, können Sie Ihre Chancen erhöhen, Ihre Kommunikationsziele zu erreichen und starke Beziehungen zu Ihren Empfängern aufzubauen.

6. Verwenden Sie einen professionellen Ton

Vermeiden Sie die Verwendung von informeller Sprache, Slang oder Emoticons. Verwenden Sie einen professionellen Ton, der für geschäftliche Kommunikation geeignet ist. Der Ton ist ein Spiegelbild Ihrer Marke oder Organisation. Wenn Sie einen professionellen Ton in Ihren E-Mails verwenden, repräsentieren Sie Ihre Marke oder Organisation im positiven Licht. Dies kann dazu beitragen, das allgemeine Ansehen Ihrer Marke zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit von Wiederengagement oder Geschäften zu erhöhen.

7. Verwenden Sie einen klaren Call-to-Action

Alle E-Mail-Typen sollten einen klaren Call-to-Action haben, der dem Empfänger sagt, was als Nächstes zu tun ist. Dies könnte ein Termin, das Beantworten einer Anfrage oder ein Kauf sein. Ein klarer CTA kann dabei helfen, den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagne zu messen. Wenn Sie einen klaren und spezifischen nächsten Schritt haben, ist es einfacher zu verfolgen und zu messen, wie viele Empfänger die Aktion ausführen. Dies kann Ihnen helfen, die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagne zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

8. Respektieren Sie die Zeit des Empfängers

Halten Sie die E-Mail kurz und prägnant. Wenn die E-Mail eine ausführliche Antwort erfordert, ziehen Sie in Betracht, stattdessen ein Treffen oder einen Anruf zu vereinbaren. Wenn eine E-Mail lang ist, kann sie für den Empfänger überwältigend und verwirrend sein, und er weiß möglicherweise nicht, welche Aktion er ergreifen soll. Eine kurze E-Mail, die direkt zur Sache kommt, wird eher verstanden, und der Empfänger wird eher die gewünschte Aktion ausführen.

9. Verwenden Sie das richtige Format

Verwenden Sie eine klare und leicht lesbare Schriftart und unterteilen Sie den Text in kurze Absätze. Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Überschriften, um die E-Mail besser lesbar zu machen. Heben Sie wichtige Informationen hervor. Mit fettgedrucktem oder kursivem Text können Sie die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf die wichtigsten Punkte in Ihrer E-Mail lenken. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Fristen oder Anweisungen kommunizieren.

Die Bedeutung von E-Mails in Ihrem Unternehmen

Mit dem Aufkommen von Remote-Arbeit und globalen Geschäftsbeziehungen ist E-Mail oft das Hauptmittel, das Fachleute zur Verbindung miteinander nutzen. Allerdings sind nicht alle E-Mails gleich, und das Verständnis der verschiedenen Arten von E-Mails und ihrer spezifischen Ziele ist entscheidend. Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel ist die Bedeutung, Ihr Publikum zu verstehen. Ihre E-Mail an Ihr Publikum anzupassen, ist entscheidend für eine effektive Kommunikation. Die Verwendung der richtigen Sprache, Ton und des Formalitätsniveaus kann den Unterschied ausmachen, wie Ihre Botschaft aufgenommen wird.

Ein weiterer kritischer Aspekt effektiver E-Mail-Kommunikation ist Klarheit. E-Mails sollten prägnant, gut organisiert und leicht zu lesen sein. Eine klare Betreffzeile zu verwenden, die E-Mail zu personalisieren und einen klaren Call-to-Action beizufügen, kann dazu beitragen, dass Ihre Botschaft verstanden und umgesetzt wird.

E-Mail-Etikette ist ebenfalls ein entscheidender Aspekt effektiver E-Mail-Kommunikation. Wenn Sie Best Practices befolgen, wie z. B. einen professionellen Ton zu verwenden, Ihre E-Mails zu Korrekturlesen und zu bearbeiten und die Zeit des Empfängers zu respektieren, können Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit in Ihren Geschäftsbeziehungen aufbauen.

Schließlich ist es wichtig, zu verstehen, dass E-Mail nur eines der Werkzeuge in Ihrem Kommunikationsarsenal ist. Während E-Mail bequem und effizient ist, ist sie nicht immer der beste Weg, um zu kommunizieren. Manchmal ist ein Telefonanruf oder ein persönliches Treffen geeigneter, je nach Situation und der Botschaft, die Sie vermitteln möchten.